Thursday, June 4, 2015

"CONCERT CHECKLIST" - by: Jelia Megawati Heru (Staccato, Juni 2015)

"CONCERT CHECKLIST"
by: Jelia Megawati Heru
Staccato, June 2015


Konser dan resital merupakan salah satu ajang yang positif bagi setiap murid yang mempelajari instrumen musik. Selain memberikan tujuan untuk berlatih, konser dan resital juga dapat meningkatkan motivasi anak dan mendapatkan pengalaman serta kesempatan untuk tampil di ruang publik. Oleh karena itu konser atau resital diadakan serutin mungkin, minimal satu tahun sekali. 

Namun mempersiapkan konser bagi murid merupakan hal yang tidak mudah dan tidak bisa dianggap sepele. Disini guru musik bertindak bukan hanya sebagai guru yang mempersiapkan muridnya untuk tampil di panggung, namun guru juga bertindak sebagai Event Organizer (EO). Ini adalah dua hal yang sangat berbeda. Sebagai EO, Anda dituntut untuk mempersiapkan segala sesuatunya: PLANNING dari A-Z, pelaksanaan/eksekusi pada hari H, dan mengantisipasi hal-hal yang tidak terduga.

Walau Anda bukan EO, ada baiknya Anda sebagai seorang praktisi musik mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan penyelenggaraan konser/resital. Hal apa saja yang harus dipertimbangkan dalam mengadakan konser/resital? Simak concert checklist berikut ini!


Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam mengadakan dan menyelenggarakan konser/resital, a.l:

1. Tema Konser/Resital
Beberapa konser mempunyai tema yang jelas, seperti Christmas concert, graduation concert, atau benefit concert. Namun apabila Anda tidak mempunyai tema khusus pun, tidak masalah. Karena resital umumnya lebih mengarah ke murid yang bervariasi secara rentang umur dan lagu yang dimainkan. Tentunya konser dengan tema tertentu lebih membutuhkan waktu untuk persiapan, tapi bisa juga lebih fun. Tentukan tujuan Anda mengadakan konser/resital terlebih dahulu. Siapa kah publiknya? Apakah hanya orang tua murid saja atau Anda ingin mengundang publik yang lebih besar? Setelah itu Anda baru bisa melakukan perencanaan berikutnya.

2. Proposal, Budget & Staff
Sebelum Anda menyewa gedung konser, sebaiknya Anda mempersiapkan proposal acara Anda secara tertulis. Umumnya proposal event berisi segala sesuatu mengenai acara yang akan diselenggarakan – mulai dari detail tujuan, nama acara, alternatif tanggal, waktu, durasi, budget, staff/susunan kepanitiaan, nama penanggung jawab setiap seksi, daftar acara, jadwal, sampai rundown rehearsal. Proposal bukan hanya saja diperuntukkan bagi pengelola gedung saja, namun berguna dalam mencari sponsor.


3. Venue (tempat, tanggal, waktu)
Pemilihan venue biasanya dilakukan sekitar 2-3 bulan sebelum acara. Ada baiknya Anda mengadakan janji temu dengan pengelola gedung dan melakukan kunjungan ke venue ybs. untuk mengecek fasilitas yang dimiliki, akustik ruangan, peraturan gedung (extra charge for over hours,) pembayaran/pelunasan ijin gedung, surat ijin keramaian, tempat parkir mobil, lighting, security, kapasitas penonton, dan booking tanggal yang diinginkan. Umumnya Sabtu/Minggu merupakan hari yang ideal untuk mengadakan konser, karena tidak macet, sekolah libur, dan kemungkinan orang tua/pihak keluarga serta penonton untuk datang lebih besar.

Pilihlah gedung yang strategis, sesuai dengan budget dan kebutuhan konser Anda. Tentunya penyediaan grand piano merupakan salah satu plus poin dari sebuah gedung konser, terutama apabila murid tidak pernah bermain di sebuah grand piano. Atau apabila Anda ingin lebih personal, Anda bisa menyewa baby grand piano di tempat yang Anda inginkan. Persetujuan dari kedua pihak (penyewa dan pengelola,) ditandai dengan penandatanganan surat kontrak/sewa gedung dan pembayaran berupa down payment maupun deposit sebagai jaminan, apabila terjadi kerusakan pada properti gedung.

Tentunya semakin besar publik, acara, dan gedungnya, maka semakin banyak peraturan dan usaha yang dibutuhkan dalam memanage nya. Pikirkan apakah Anda mempunyai kru untuk memanage publik dan ruangan yang besar. Apabila tidak memungkinkan, maka konser dalam skala kecil bisa menjadi alternatif yang lain. Konser/resital semacam ini umumnya bisa dilakukan di studio, rumah, aula sekolah, multifunction hall, dan gereja. Apabila peserta lebih banyak anak-anak, ada baiknya waktu konser juga tidak terlalu malam dan dibuat jeda (intermission) dari antara satu sesi ke sesi lainnya.


4. Pemberitahuan ke orang tua
Setelah proposal diajukan dan mendapat lampu hijau dari pengelola venue ybs, Anda harus membuat surat pemberitahuan kepada orang tua. Surat pemberitahuan ini berisi informasi tentang tema konser, venue, jadwal gladiresik dan rundown, biaya keikutsertaan anak, ticketing, dress code (formal/informal,) apakah anak harus menghafal lagu/membawa partitur lagu, dan apa yang akan didapatkan anak (misalnya: sertifikat). Terkadang surat pemberitahuan ini juga dilengkapi dengan surat persetujuan orang tua, dimana orang tua harus menandatangani bahwa orang tua setuju anaknya boleh mengikuti konser dan menyertakan bukti pembayaran biaya keikutsertaan anak, serta judul lagu dan nama komposer lagu yang akan dibawakan dalam konser.

Apabila acara resital lebih bersifat privat/tertutup (invitation only) seperti home concert, umumnya ada acara makan/minum pada intermission, seperti potluck. Apabila potluck menjadi alternatif, ada baiknya Anda juga memberitahukan ke orang tua untuk membawa kue atau soft drink, kopi, teh pada acara tsb. Dalam kasus ini, sebaiknya Anda mempunyai staff catering yang mempersiapkan meja, kursi, tissue, piring, gelas, dsb. Beberapa pengelola gedung mencharge ekstra, apabila Anda membawa makanan/minuman sendiri. Jadi sebaiknya Anda mengkonfirmasikan kembali, apabila Anda mempunyai rencana ini.

5. Lagu konser
Lagu konser anak sebetulnya bisa lebih variatif dari sekedar latihan jari dari buku metode, seperti etude maupun finger studies yang membosankan. Disini guru bisa memberikan materi supplemen diluar bahan ujian dan latihan mingguan murid, seperti lagu Pop dan duet. Lagu juga bisa disesuaikan dengan tema konser. Pilihlah lagu konser dengan tingkat kesulitan yang tidak terlalu tinggi dan menjamin keberhasilan murid. Apabila memungkinkan sebaiknya murid memainkan lagu konsernya secara hafal. Mengapa? Berikanlah penjelasan bahwa lagu itu spesial dan untuk dapat membawakannya dengan lebih musikal dan penuh penghayatan; pada event spesial penampil diharapkan untuk menghafal lagu tsb. Murid diperbolehkan untuk memainkan lebih dari satu lagu, selama durasi lagu konser tidak terlalu panjang (maks. 3 menit per orang). Agar konser tidak terlalu lama dan melelahkan bagi murid-murid yang relatif masih muda. Guru juga bisa bermain bersama murid dalam lagu konser duet atau solo, bukan untuk show-off tapi sebagai contoh/panutan.


6. Props & Loading
Apabila Anda harus menggunakan sound system tertentu atau menggunakan barang tertentu, ada baiknya Anda meminta surat ijin untuk loading barang ke gedung dan berkoordinasi dengan pengelola setempat. Umumnya loading dilakukan pada lift khusus barang dan mempunyai jam tertentu, khususnya apabila Anda harus memasukkan barang ke mal/hotel. Buatlah juga check list barang apa saja yang dibutuhkan di panggung, kapan barang tsb harus digunakan, dan dimana posisinya. Misalnya: kursi piano ekstra untuk 1 piano 4 hands, music stands dan kursi untuk string quartet, microphone untuk penyanyi. Lalu koordinasikanlah dengan panitia dan pengelola gedung. Tidak semua gedung mempunyai music stand dan microphone condensor.  


7. Sound system & tuning
Sebelum Anda menandatangi surat kontrak dengan pihak pengelola gedung, ada baiknya Anda mempunyai list alat apa saja yang Anda butuhkan dan mengkoordinasikan dengan pihak teknisi gedung/stage manager. Anda juga harus mengecek fasilitas sound system dan batasan aturan pemakaiannya (Do’s & Don’ts). Misalnya: tidak boleh merekam, tidak boleh mencolok (plug-in) mixer, harus menggunakan teknisi yang ditunjuk oleh pengelola gedung, apakah teknisi tsb sudah termasuk biaya sewa gedung atau biaya ekstra lagi, dll. Lalu apabila Anda akan menggunakan grand piano, cobalah untuk berkoordinasi, apakah Anda harus membayar ekstra lagi untuk piano mover/piano tuner dan jadwal kapan piano akan disetem. Beberapa gedung umumnya juga mempunyai rekomendasi piano tuner sendiri. Pianis sebaiknya juga mengambil waktu untuk mencoba piano yang sudah disetem, paling tidak satu setengah jam sebelum pintu dibuka untuk publik. Pastikan juga agar posisi grand piano sesuai dengan yang Anda inginkan, supaya setelah disetem tidak dipindahkan lagi.  


8. Publikasi, Ticketing & Dokumentasi
Publikasi biasanya dilakukan oleh panitia khusus. Publikasi mencakup penyebaran poster/brosur, informasi mengenai konser/resital, siapa yang akan bermain, venue, dimana tiket/undangan bisa diperoleh, contact person, website, pemasangan spanduk, promosi, dll. Apabila Anda mengundang tamu spesial/press, ada baiknya Anda mengatur posisi tempat duduk VIP dan non VIP.  Dokumentasi merupakan salah satu faktor yang sering terlupakan dalam sebuah konser. Sebaiknya jauh-jauh hari Anda sudah mempunyai seseorang yang bertugas untuk mengambil foto dan video. Atur posisi kamera dan video di tempat yang strategis, namun jangan sampai mengganggu penonton dan penampil. Jangan lupa juga mempersiapkan seseorang di meja resepsionis untuk menyambut tamu, memberikan buku program, dan ticketing. Apabila ruangan besar dengan kapasitas lebih dari 150 orang, ada baiknya Anda mempertimbangkan petugas usher untuk menunjukkan dimana kursi yang tertera pada tiket yang telah dibeli dan menjaga agar penonton tidak keluar masuk selama acara berlangsung.


9. Rehearsal
Latihan gladiresik merupakan salah satu esensi yang paling penting dari proses pembelajaran dan persiapan konser. Disini murid akan mempelajari situasi panggung, situasi konser, dan menjadi familiar dengan segala sesuatunya – mulai dari latihan berjalan ke panggung, memberikan hormat kepada penonton, mengatur posisi duduk (ketinggian kursi,) kapan giliran mereka, keluar-masuk panggung, dimana mereka harus menunggu, posisi berdiri, penggunaan pedal extention, page turner, hingga mencoba memainkan lagu resital mereka pada piano yang belum pernah mereka mainkan sebelumnya. Anak tidak perlu memainkan lagu dari awal hingga akhir, apabila lagu nya cukup panjang. Tujuannya agar anak bisa familiar dengan instrumen/ruang konser dan merasa nyaman, secure, dan lebih percaya diri.

Instrumen lain, seperti strings dan woodwinds mungkin membutuhkan tuning sebelumnya. Pastikan guru membantu murid dalam melakukan tuning. Lakukanlah gladibersih sesuai dengan urutan yang tertera pada buku program atau rundown. Koordinasikan gladiresik dengan pihak teknisi (sound system, lighting & props,) stage manager, orang tua, dan penampil ybs. Informasikan agar semua kru dan penampil bisa datang lebih awal (1,5 jam sebelumnya) agar latihan bisa berjalan lancar dan efektif, serta untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan (macet, telat, kecelakaan, lupa membawa buku musik, demam panggung, dsb).
    
 

10. Program book & MC
Sebaiknya rundown dan susunan acara telah diinformasikan sebelumnya lewat proposal, technical meeting, dan surat pemberitahuan kepada orang tua. Pada acara yang lebih informal dan skala kecil, buku program biasanya hanya berisi susunan acara konser dengan judul lagu, nama penampil, dan nama komposer – disesuaikan dengan umur dan tingkat murid: pemula (beginner) hingga mahir (advanced). Sekali lagi tergantung pada tema acara, misalnya kategori berdasarkan jaman/periode. Hati-hati dalam menempatkan murid yang “semi-prodigy” sebelum murid pemula. Get a positive start and finish it strong!

 
Pada acara yang formal dan skala besar, buku program berisi kata pengantar atau speech dari penyelenggara, daftar isi, nama penampil disertai foto dan biografinya (apabila solist atau grup,) urutan judul lagu, komposer, latar belakang lagu, special thanks, dan logo sponsor. Letakkan buku program dekat pintu masuk atau pada meja resepsionis dan buku tamu. Pada abad ke-21 penggunaan buku program disubtitusi oleh penggunaan proyektor digital. Selain menghemat kertas, penonton juga mendapatkan media visual yang memudahkan penerimaan informasi. Jangan lupa untuk mengkoordinasikan satu orang untuk mengoperasikan komputer dan proyektor tsb. Pertimbangkan pula untuk mempunyai seseorang untuk memandu acara konser (host/MC,) sebagai pembuka (greetings,) mengingatkan penonton untuk mematikan handphone dan alat elektronik lainnya, mengumumkan waktu intermission, sesi foto/pemberian sertifikat, dan menutup acara.


Akhir kata, memanage konser/resital itu tidak mudah, ribet, menghabiskan banyak waktu dan energi. Namun apabila dilakukan dengan sepenuh hati (dedicated) dan teroganisir, yakni akan membawa dampak positif bagi semua orang yang hadir dalam konser tsb. Mintalah support dan bantuan dari orang di sekeliling Anda, karena ini bukan one man show. Anda tidak perlu konser yang extravaganza, mewah, di gedung megah untuk itu. Keep it simple, but nice, organized, and memorable! Cheers and break a leg!