"CONCERT CHECKLIST"
by: Jelia Megawati Heru
Staccato, June 2015
Konser dan resital merupakan salah satu ajang yang positif bagi setiap murid yang mempelajari instrumen musik. Selain memberikan tujuan untuk berlatih, konser dan resital juga dapat meningkatkan motivasi anak dan mendapatkan pengalaman serta kesempatan untuk tampil di ruang publik. Oleh karena itu konser atau resital diadakan serutin mungkin, minimal satu tahun sekali.
Namun mempersiapkan konser bagi murid merupakan hal yang tidak mudah dan tidak bisa dianggap sepele. Disini guru musik bertindak bukan hanya sebagai guru yang mempersiapkan muridnya untuk tampil di panggung, namun guru juga bertindak sebagai Event Organizer (EO). Ini adalah dua hal yang sangat berbeda. Sebagai EO, Anda dituntut untuk mempersiapkan segala sesuatunya: PLANNING dari A-Z, pelaksanaan/eksekusi pada hari H, dan mengantisipasi hal-hal yang tidak terduga.
Walau Anda bukan EO, ada baiknya Anda sebagai seorang praktisi musik mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan penyelenggaraan konser/resital. Hal apa saja yang harus dipertimbangkan dalam mengadakan konser/resital? Simak concert checklist berikut ini!
Beberapa hal
yang perlu dipertimbangkan dalam mengadakan dan menyelenggarakan konser/resital,
a.l:
1. Tema Konser/Resital
Beberapa
konser mempunyai tema yang jelas, seperti Christmas
concert, graduation concert, atau
benefit concert. Namun apabila Anda
tidak mempunyai tema khusus pun, tidak masalah. Karena resital umumnya lebih
mengarah ke murid yang bervariasi secara rentang umur dan lagu yang dimainkan. Tentunya
konser dengan tema tertentu lebih membutuhkan waktu untuk persiapan, tapi bisa
juga lebih fun. Tentukan tujuan Anda
mengadakan konser/resital terlebih dahulu. Siapa kah publiknya? Apakah hanya
orang tua murid saja atau Anda ingin mengundang publik yang lebih besar?
Setelah itu Anda baru bisa melakukan perencanaan berikutnya.
2. Proposal, Budget & Staff
Sebelum Anda
menyewa gedung konser, sebaiknya Anda mempersiapkan proposal acara Anda secara
tertulis. Umumnya proposal event berisi segala sesuatu mengenai acara yang akan
diselenggarakan – mulai dari detail tujuan, nama acara, alternatif tanggal,
waktu, durasi, budget, staff/susunan kepanitiaan, nama penanggung jawab setiap
seksi, daftar acara, jadwal, sampai rundown
rehearsal. Proposal bukan hanya saja diperuntukkan bagi pengelola gedung
saja, namun berguna dalam mencari sponsor.
3. Venue (tempat, tanggal, waktu)
Pemilihan
venue biasanya dilakukan sekitar 2-3 bulan sebelum acara. Ada baiknya Anda
mengadakan janji temu dengan pengelola gedung dan melakukan kunjungan ke venue
ybs. untuk mengecek fasilitas yang dimiliki, akustik ruangan, peraturan gedung
(extra charge for over hours,) pembayaran/pelunasan
ijin gedung, surat ijin keramaian, tempat parkir mobil, lighting, security, kapasitas penonton, dan booking tanggal yang diinginkan. Umumnya Sabtu/Minggu merupakan
hari yang ideal untuk mengadakan konser, karena tidak macet, sekolah libur, dan
kemungkinan orang tua/pihak keluarga serta penonton untuk datang lebih besar.
Pilihlah
gedung yang strategis, sesuai dengan budget dan kebutuhan konser Anda. Tentunya
penyediaan grand piano merupakan salah satu plus
poin dari sebuah gedung konser, terutama apabila murid tidak pernah bermain
di sebuah grand piano. Atau apabila Anda ingin lebih personal, Anda bisa
menyewa baby grand piano di tempat yang Anda inginkan. Persetujuan dari kedua
pihak (penyewa dan pengelola,) ditandai dengan penandatanganan surat
kontrak/sewa gedung dan pembayaran berupa down
payment maupun deposit sebagai jaminan, apabila terjadi kerusakan pada
properti gedung.
Tentunya
semakin besar publik, acara, dan gedungnya, maka semakin banyak peraturan dan
usaha yang dibutuhkan dalam memanage nya. Pikirkan apakah Anda mempunyai kru
untuk memanage publik dan ruangan yang besar. Apabila tidak memungkinkan, maka
konser dalam skala kecil bisa menjadi alternatif yang lain. Konser/resital
semacam ini umumnya bisa dilakukan di studio, rumah, aula sekolah, multifunction hall, dan gereja. Apabila
peserta lebih banyak anak-anak, ada baiknya waktu konser juga tidak terlalu
malam dan dibuat jeda (intermission)
dari antara satu sesi ke sesi lainnya.
4. Pemberitahuan ke orang tua
Setelah
proposal diajukan dan mendapat lampu hijau dari pengelola venue ybs, Anda harus
membuat surat pemberitahuan kepada orang tua. Surat pemberitahuan ini berisi informasi
tentang tema konser, venue, jadwal
gladiresik dan rundown, biaya keikutsertaan anak, ticketing, dress code
(formal/informal,) apakah anak harus menghafal lagu/membawa partitur lagu, dan
apa yang akan didapatkan anak (misalnya: sertifikat). Terkadang surat
pemberitahuan ini juga dilengkapi dengan surat persetujuan orang tua, dimana
orang tua harus menandatangani bahwa orang tua setuju anaknya boleh mengikuti
konser dan menyertakan bukti pembayaran biaya keikutsertaan anak, serta judul
lagu dan nama komposer lagu yang akan dibawakan dalam konser.
Apabila acara
resital lebih bersifat privat/tertutup (invitation
only) seperti home concert,
umumnya ada acara makan/minum pada intermission,
seperti potluck. Apabila potluck menjadi alternatif, ada baiknya
Anda juga memberitahukan ke orang tua untuk membawa kue atau soft drink, kopi, teh pada acara tsb. Dalam
kasus ini, sebaiknya Anda mempunyai staff catering yang mempersiapkan meja,
kursi, tissue, piring, gelas, dsb. Beberapa pengelola gedung mencharge ekstra,
apabila Anda membawa makanan/minuman sendiri. Jadi sebaiknya Anda
mengkonfirmasikan kembali, apabila Anda mempunyai rencana ini.
5. Lagu konser
Lagu konser
anak sebetulnya bisa lebih variatif dari sekedar latihan jari dari buku metode,
seperti etude maupun finger studies yang membosankan. Disini
guru bisa memberikan materi supplemen diluar bahan ujian dan latihan mingguan
murid, seperti lagu Pop dan duet. Lagu juga bisa disesuaikan dengan tema
konser. Pilihlah lagu konser dengan tingkat kesulitan yang tidak terlalu tinggi
dan menjamin keberhasilan murid. Apabila memungkinkan sebaiknya murid memainkan
lagu konsernya secara hafal. Mengapa? Berikanlah penjelasan bahwa lagu itu spesial
dan untuk dapat membawakannya dengan lebih musikal dan penuh penghayatan; pada
event spesial penampil diharapkan untuk menghafal lagu tsb. Murid diperbolehkan
untuk memainkan lebih dari satu lagu, selama durasi lagu konser tidak terlalu
panjang (maks. 3 menit per orang). Agar konser tidak terlalu lama dan
melelahkan bagi murid-murid yang relatif masih muda. Guru juga bisa bermain
bersama murid dalam lagu konser duet atau solo, bukan untuk show-off tapi sebagai contoh/panutan.
6. Props & Loading
Apabila Anda
harus menggunakan sound system tertentu atau menggunakan barang tertentu, ada
baiknya Anda meminta surat ijin untuk loading barang ke gedung dan
berkoordinasi dengan pengelola setempat. Umumnya loading dilakukan pada lift
khusus barang dan mempunyai jam tertentu, khususnya apabila Anda harus
memasukkan barang ke mal/hotel. Buatlah juga check list barang apa saja yang
dibutuhkan di panggung, kapan barang tsb harus digunakan, dan dimana posisinya.
Misalnya: kursi piano ekstra untuk 1
piano 4 hands, music stands dan
kursi untuk string quartet, microphone untuk penyanyi. Lalu koordinasikanlah
dengan panitia dan pengelola gedung. Tidak semua gedung mempunyai music stand dan microphone condensor.
7. Sound system & tuning
Sebelum Anda
menandatangi surat kontrak dengan pihak pengelola gedung, ada baiknya Anda mempunyai
list alat apa saja yang Anda butuhkan dan mengkoordinasikan dengan pihak
teknisi gedung/stage manager. Anda
juga harus mengecek fasilitas sound system dan batasan aturan pemakaiannya (Do’s & Don’ts). Misalnya: tidak
boleh merekam, tidak boleh mencolok (plug-in)
mixer, harus menggunakan teknisi yang ditunjuk oleh pengelola gedung, apakah
teknisi tsb sudah termasuk biaya sewa gedung atau biaya ekstra lagi, dll. Lalu
apabila Anda akan menggunakan grand piano, cobalah untuk berkoordinasi, apakah
Anda harus membayar ekstra lagi untuk piano
mover/piano tuner dan jadwal kapan piano akan disetem. Beberapa gedung
umumnya juga mempunyai rekomendasi piano
tuner sendiri. Pianis sebaiknya juga mengambil waktu untuk mencoba piano
yang sudah disetem, paling tidak satu setengah jam sebelum pintu dibuka untuk
publik. Pastikan juga agar posisi grand piano sesuai dengan yang Anda inginkan,
supaya setelah disetem tidak dipindahkan lagi.
8. Publikasi, Ticketing & Dokumentasi
Publikasi
biasanya dilakukan oleh panitia khusus. Publikasi mencakup penyebaran poster/brosur,
informasi mengenai konser/resital, siapa yang akan bermain, venue, dimana
tiket/undangan bisa diperoleh, contact person, website, pemasangan spanduk,
promosi, dll. Apabila Anda mengundang tamu spesial/press, ada baiknya Anda
mengatur posisi tempat duduk VIP dan non VIP. Dokumentasi merupakan salah satu faktor yang
sering terlupakan dalam sebuah konser. Sebaiknya jauh-jauh hari Anda sudah
mempunyai seseorang yang bertugas untuk mengambil foto dan video. Atur posisi
kamera dan video di tempat yang strategis, namun jangan sampai mengganggu
penonton dan penampil. Jangan lupa juga mempersiapkan seseorang di meja
resepsionis untuk menyambut tamu, memberikan buku program, dan ticketing.
Apabila ruangan besar dengan kapasitas lebih dari 150 orang, ada baiknya Anda
mempertimbangkan petugas usher untuk
menunjukkan dimana kursi yang tertera pada tiket yang telah dibeli dan menjaga
agar penonton tidak keluar masuk selama acara berlangsung.
9. Rehearsal
Latihan
gladiresik merupakan salah satu esensi yang paling penting dari proses
pembelajaran dan persiapan konser. Disini murid akan mempelajari situasi
panggung, situasi konser, dan menjadi familiar dengan segala sesuatunya – mulai
dari latihan berjalan ke panggung, memberikan hormat kepada penonton, mengatur
posisi duduk (ketinggian kursi,) kapan giliran mereka, keluar-masuk panggung,
dimana mereka harus menunggu, posisi berdiri, penggunaan pedal extention, page turner,
hingga mencoba memainkan lagu resital mereka pada piano yang belum pernah
mereka mainkan sebelumnya. Anak tidak perlu memainkan lagu dari awal hingga
akhir, apabila lagu nya cukup panjang. Tujuannya agar anak bisa familiar dengan
instrumen/ruang konser dan merasa nyaman, secure,
dan lebih percaya diri.
Instrumen
lain, seperti strings dan woodwinds mungkin membutuhkan tuning sebelumnya. Pastikan guru
membantu murid dalam melakukan tuning.
Lakukanlah gladibersih sesuai dengan urutan yang tertera pada buku program atau
rundown. Koordinasikan gladiresik
dengan pihak teknisi (sound system,
lighting & props,) stage manager,
orang tua, dan penampil ybs. Informasikan agar semua kru dan penampil bisa
datang lebih awal (1,5 jam sebelumnya) agar latihan bisa berjalan lancar dan
efektif, serta untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan (macet,
telat, kecelakaan, lupa membawa buku musik, demam panggung, dsb).
10. Program book & MC
Sebaiknya rundown dan susunan
acara telah diinformasikan sebelumnya lewat proposal, technical meeting, dan surat pemberitahuan kepada orang tua. Pada
acara yang lebih informal dan skala kecil, buku program biasanya hanya berisi
susunan acara konser dengan judul lagu, nama penampil, dan nama komposer –
disesuaikan dengan umur dan tingkat murid: pemula (beginner) hingga mahir (advanced).
Sekali lagi tergantung pada tema acara, misalnya kategori berdasarkan
jaman/periode. Hati-hati dalam menempatkan murid yang “semi-prodigy” sebelum murid pemula. Get a positive start and finish it strong!
Pada acara yang formal dan
skala besar, buku program berisi kata pengantar atau speech dari penyelenggara,
daftar isi, nama penampil disertai foto dan biografinya (apabila solist atau
grup,) urutan judul lagu, komposer, latar belakang lagu, special thanks, dan logo sponsor. Letakkan buku program dekat pintu
masuk atau pada meja resepsionis dan buku tamu. Pada abad ke-21 penggunaan buku
program disubtitusi oleh penggunaan proyektor digital. Selain menghemat kertas,
penonton juga mendapatkan media visual yang memudahkan penerimaan informasi.
Jangan lupa untuk mengkoordinasikan satu orang untuk mengoperasikan komputer
dan proyektor tsb. Pertimbangkan pula untuk mempunyai seseorang untuk memandu
acara konser (host/MC,) sebagai pembuka (greetings,)
mengingatkan penonton untuk mematikan handphone dan alat elektronik lainnya, mengumumkan
waktu intermission, sesi
foto/pemberian sertifikat, dan menutup acara.
Akhir kata, memanage
konser/resital itu tidak mudah, ribet, menghabiskan banyak waktu dan energi.
Namun apabila dilakukan dengan sepenuh hati (dedicated) dan teroganisir, yakni akan membawa dampak positif bagi
semua orang yang hadir dalam konser tsb. Mintalah support dan bantuan dari orang di sekeliling Anda, karena ini bukan
one man show. Anda tidak perlu konser
yang extravaganza, mewah, di gedung megah untuk itu. Keep it simple, but nice, organized, and memorable! Cheers and break a
leg!